Ben je op zoek naar bepaalde informatie, zoek dan eerst eens informeel contact, voordat je overgaat tot het indienen van een Woo-verzoek (Wet open overheid). Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) staat daar altijd voor open. ‘Veel informatie is al openbaar.’
Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) ziet regelmatig dat een Woo-verzoek ingetrokken wordt omdat de gevraagde informatie al openbaar is. ‘Heel vaak willen mensen maar één specifiek document, maar vragen ze alles op uit angst iets te missen’, vertelt Woo-regisseur Amber. ‘Dan helpen we ze om het verzoek te concretiseren. Soms blijkt dat een verzoeker een hele specifieke informatiebehoefte heeft. Dan kan ik zeggen: “Ik kan u de twee documenten binnen een week toesturen via een informatieverzoek.” Dat is een optie waar veel mensen niet van op de hoogte zijn.’
Bij een Woo-verzoek wordt er een bestuursrechtelijk besluit genomen en wordt de informatie openbaar voor iedereen. Niet iedereen wil dat, soms willen mensen de informatie alleen zelf hebben. ‘Dat kan met een informatieverzoek’, vertelt Amber.
Volgens de Woo-regisseur is de werkwijze van het RVB de laatste jaren veranderd. ‘Waar onze benadering voorheen heel juridisch was, proberen we nu meer samen te werken met de verzoeker’, benadrukt Amber. ‘We staan nu meer naast de verzoeker. Dat betekent: heel laagdrempelig contact, telefoongesprekken om informatiebehoeften te verduidelijken en zoeken naar oplossingen.’
Menselijke maat
Deze werkwijze zorgt ervoor dat ruim 96 procent van de verzoeken binnen de wettelijke termijn of een afgestemde termijn zijn af te ronden. De wettelijke termijn is vier weken en gaat in op de dag na ontvangst van het verzoek. Afhankelijk van de hoeveelheid opgevraagde informatie en de complexiteit kan de termijn nog met twee weken worden opgeschort. Ook kan er nog twee weken worden opgeschort met een zienswijzeprocedure, waarbij belanghebbenden twee weken de tijd krijgen om te reageren.
‘Waar mogelijk probeert het RVB de omvang van verzoeken te beperken. Soms denken mensen: “Ik vraag gewoon alles op, dan weet ik zeker dat ik niets mis.” Dat is wettelijk niet toegestaan, al weten veel mensen dat niet. We hebben weleens verzoeken gehad voor informatie over de afgelopen vijftig jaar, maar dat kan niet. Dat is niet haalbaar’, zegt Amber.
‘We leveren maximaal 100 documenten per verzoek, en kijken dan of de verzoeker daarmee voldoende heeft’, vertelt Amber. ‘Vervolgens kan de verzoeker zeggen: “Op basis van deze stukken wil ik nog dit of dat.” Zo proberen we het volume te beperken. Tegelijkertijd proberen we bij een concrete vraag zo breed mogelijk te zoeken. Als de informatiebehoefte duidelijk is, geven we liever te veel dan te weinig informatie.’
Transparantie
De meeste Woo-verzoeken komen van burgers, gevolgd door journalisten en bedrijven. Journalisten vragen vaak breed op, op zoek naar achtergrondinformatie, terwijl burgers vaker gericht zoeken. ‘We houden ons strikt aan de wet: openbaar, tenzij’, zegt Amber. ‘Alleen als er een wettelijke uitzonderingsgrond is, zoals persoonsgegevens of staatsveiligheid, lakken we iets af.’
Bedrijven die een aanbesteding niet hebben gewonnen, willen soms weten waarom, maar niet alle informatie mag openbaar worden gemaakt. ‘Bij aanbestedingen gelden specifieke regels: je mag bijvoorbeeld niet zomaar gesprekken met de winnaar opvragen vanwege concurrentiegevoeligheid. Overigens staat het een en ander openbaar op TenderNed en kan je daar veel informatie vinden.’
Stijging
De laatste jaren ziet het RVB een flinke stijging in het aantal Woo-verzoeken. Waar er voorheen bij het RVB zo’n 40 tot 50 keer per jaar gebruikgemaakt werd van de Wet open overheid (Woo), zijn er dit jaar al meer dan 60 verzoeken binnen gekomen, en de teller loopt nog. ‘De drempel om een verzoek in te dienen lijkt lager, mede door gebruik van AI en de huidige politieke context, waarin het vertrouwen van burgers in de overheid onder druk staat en aandacht voor transparantie groot is’, vertelt Ika, informatiespecialist bij het RVB. ‘Mensen weten ons in ieder geval steeds beter te vinden.’
Toekomst
Het uitgangspunt van het RVB is ‘actieve openbaarmaking’: informatie die al openbaar mag zijn, wordt proactief gepubliceerd. ‘Hoe meer we actief openbaar maken, hoe minder Woo-verzoeken nodig zijn’, vertelt Ika. Met deze aanpak hoopt het RVB transparantie, efficiëntie en menselijkheid te combineren, juist in een tijd van stijgende verzoeken en technologische veranderingen.
Woo-regisseur Amber benadrukt dat het RVB altijd openstaat voor laagdrempelig contact. ‘Je hoeft niet altijd een formeel Woo-verzoek in te dienen. Stuur gewoon een mail en dan kijken we of we je op een informele manier kunnen helpen. En wil je wel een Woo-verzoek indienen? Denk dan goed na over wat je precies wilt. Formuleer je verzoek duidelijk en concreet. Dat helpt ons om je beter en sneller te helpen.’
Meer informatie
Heeft u een vraag aan het Rijksvastgoedbedrijf of een ander contactverzoek, kijk dan op de contactpagina.
Voor meer informatie over het indienen van een Woo-verzoek, kijk op: Wet open overheid (Woo) | Rijksvastgoedbedrijf