‘Met Boeggolf kunnen we veel sneller onderhoud uitvoeren’

Wesly Verhaert is technisch projectmanager bij het Boeggolf-programma van het RVB. Boeggolf is een pilot bedoeld om achterstallig onderhoud en toekomstige onderhoudsbehoeften te bundelen. De pilot voert projecten sneller uit dan gebruikelijk.

Hoe werkt dat precies?

‘Normaal gesproken duurt het één tot drie jaar voordat een zogeheten ‘PID’ is goedgekeurd. Wij hebben een nieuwe werkwijze geïntroduceerd. Deze werkwijze betrekt de markt eerder in het proces waardoor we tijd besparen in de engineeringsfase. Ook betrekken we de verschillende afdelingen zoals Finance en Control en Inkoop en Contractmanagement in een eerder stadium waardoor we kunnen versnellen. Onze primaire opdracht is: zo snel mogelijk onderhoud uitvoeren. Klanttevredenheid staat op één, opdracht twee is productie maken.’

Hoe versnelt Boeggolf de uitvoering?

‘We werken met unieke raamovereenkomsten. Met twee aannemers die we al in de ontwerpfase kunnen betrekken als ontwerppartner. Omdat de marktconformiteit al is getoetst tijdens de aanbesteding, hoeven we niet elke keer een nieuwe aanbestedingsprocedure te doorlopen. Dat scheelt zo’n half jaar per project. Zo werken we ook met de ingenieursdiensten samen. We doen een soort mini-competitie tussen de geselecteerde partijen en gunnen het werk daarna direct. Op dit moment lopen er zo’n tien tot vijftien projecten.’

Welke projecten vallen onder Boeggolf?

‘Belangrijk is dat de klant – een ministerie of rijksdienst – openstaat voor onze werkwijze. We doen geen staatsgeheime projecten, omdat die te complex zijn en onze snelheid in de weg zitten. Voorbeelden zijn de Prinsessengracht 22, huisvesting voor de High Commissioner of National Minorities – een rijksmonument waar we nu restauratiewerkzaamheden uitvoeren – en de Raad van State, waar we alle verlichting vervangen door ledverlichting.’

Hoe gaat Boeggolf om met duurzaamheid?

‘De scope van het programma is gericht op het wegwerken van achterstallig onderhoud. We kijken 4 jaar naar achteren en 4 jaar naar voren. De werkzaamheden die gepland staan in die periode voegen we samen en voeren we in 1 project zo efficiënt mogelijk uit. Hiermee voorkomen we zoveel mogelijk overlast voor de gebruiker. Ondanks dat we ons richten op onderhoudswerk nemen we ook zoveel mogelijk verduurzamingsmaatregelen mee. Door de vroegtijdige samenwerking met de markt kunnen we deze maatregelen goed meenemen binnen de scope omdat vanaf de initiatiefase er al rekening mee gehouden kan worden.’

Kun je voorbeelden noemen van duurzame maatregelen?

‘Bij de Prinsessengracht vervangen we bijvoorbeeld een gasgestookte CV-ketel door stadsverwarming van Eneco – uniek voor zo’n klein gebouw, omdat de afname normaal gesproken te laag is voor een rendabel verdienmodel. Ook combineren we het herstel van houtrot in kozijnen met het plaatsen van geïsoleerd glas. Bij de Raad van State vervangen we alle verlichting door LED. Als we een onderdeel toch aanpakken, doen we het meteen goed. Maar we gaan niet het hele pand verduurzamen als dat niet binnen de scope ligt.’

Waarom werkt nog niet iedereen binnen het RVB op deze manier?

‘Een nieuwe werkwijze is voor iedereen wennen. We testen nieuwe methodes en technieken op het gebied van samenwerkingen en dat vraagt van iedereen een inspanning. Inmiddels is de werkwijze bekend en willen collega’s graag aansluiten bij het programma met hun projecten. Continu de lessons learned evalueren en het proces aanpassen heeft uiteindelijk geleid tot het omarmen van de Boeggolf werkwijze. Maar het is op dit moment nog een pilot.

Er zijn veel afdelingen binnen het RVB, elk met hun eigen kennis en perspectief, en sommige collega’s zijn gewend om al jarenlang op dezelfde wijze te werken. Wij hebben bijvoorbeeld raamovereenkomsten met aannemers voor projecten tot 250 miljoen, maar andere afdelingen moeten altijd aanbestedingen doorlopen voor projecten.

Een ander punt is budget. Dat is bij ons 2,4 keer groter dan de geraamde kosten in het instandhoudingsplan, omdat de werkelijke kosten vaak hoger uitvallen. Voor asset managers en gebruikers is dat even schrikken. Zij zijn gewend aan de oorspronkelijke ramingen. Maar uiteindelijk rekenen we alleen af wat we daadwerkelijk besteden. Het budget is daardoor vaak toereikend en wat we niet uitgeven, betaalt de klant ook niet.’

Hoe kijk je naar de toekomst?

‘Het programma loopt nu drieënhalf jaar en is eigenlijk nog steeds een pilot. De huidige projecten lopen door tot 2028, sommige zelfs tot 2030. Of er nieuwe projecten bijkomen, is nog onduidelijk. Wat wel duidelijk is: Boeggolf is bedoeld als proeftuin. Onze programmamanager heeft een directe lijn met het managementteam (MT) van Vastgoedbeheer en kan knelpunten direct escaleren. Alles wat wij tegenkomen – of het nu gaat om capaciteitsproblemen, weerstand of succesvolle aanpakken – wordt doorgegeven. Nu de hele organisatie moet versnellen, weten ze wat hen te wachten staat.’