Verhalen

Nieuwe sectie contractmanagement hecht aan open gesprek met marktpartijen

Sinds 1 januari 2019 bestaat binnen het Rijksvastgoedbedrijf een aparte sectie contractmanagement voor geïntegreerde contractvormen als DBFMO en UAV-GC. Voor marktpartijen en collega’s betekent dat: nieuwe rollen en nieuwe gezichten in de organisatie. Met twee van hen praten we over de taken van deze sectie, over ambities en uitdagingen: “We moeten vaker het gesprek aangaan met de marktpartijen en elkaar opzoeken als samenwerkingspartners”.

Coördinator Barbera van Schaik (l), en sectiehoofd Manon Dijkman, beiden werkzaam bij de sectie contractmanagement van het Rijksvastgoedbedrijf.

Aan tafel zitten twee RVB-ers die sinds kort alle twee een nieuwe pet op hebben. Barbera van Schaik kennen we al langer binnen het Rijksvastgoedbedrijf. Manon Dijkman, het nieuwe sectiehoofd, komt van buiten de organisatie.

Waarom is deze nieuwe sectie er gekomen?

Dijkman: “Binnen het Rijksvastgoedbedrijf krijgt de contractmanager een prominentere rol binnen projectteams, onder meer omdat is besloten om Integraal Project Management te implementeren. Daar is nu een aparte sectie voor ingericht. Sinds 1 februari ben ik hoofd van die sectie. Hiervoor was ik advocaat: ik heb ruim 12 jaar in de advocatuur gewerkt waarvan de laatste vier jaren bij de gemeente Rotterdam als advocaat in dienstbetrekking. Als advocaat was ik vooral actief op het gebied van het aanbestedingsrecht. Bij de gemeente Rotterdam werd ik uiteindelijk programmamanager contractmanagement en van daaruit stroomde ik weer door naar deze functie bij het RVB.”
Coördinator Van Schaik: “Ik werk al langer bij het RVB. Ik was hiervoor contractmanager en verantwoordelijk voor de DBFMO-contracten: DUO/Belastingdienst in Groningen en het Gerechtsgebouw in Breda. Nu heb ik een coördinerende rol en houd ik me bezig met de contract overstijgende dossiers. Op die zaken ondersteun ik dan de contractmanagers. Dan gaat het om onderwerpen en processen die in meerdere contracten relevant zijn, zoals wijzigingen, de AVG, energievraagtukken, periodieke metingen, enzovoort. En bijvoorbeeld de digitale handtekening: daarmee starten we binnenkort met een pilot, zodat we het daarna kunnen uitrollen naar andere contracten.”

Welke projecten lopen er?

Sectiehoofd Dijkman: “Bij projecten moet je denken aan de realisatie van de European Medical Agency, diverse projecten voor Defensie - waaronder een groot landelijk programma voor het vervangen van brandmeldinstallaties en de nieuwbouw van de Rechtbank Amsterdam en het RIVM. Eigenlijk te veel om op te noemen.”

Wat zijn de verschillen met vroeger? Wat verandert er voor markpartijen en collega’s?

Van Schaik: “Onze sectie haakt vanaf het begin aan bij een project. Voor marktpartijen willen we het daarmee versimpelen. Een marktpartij die te maken krijgt met het Rijksvastgoedbedrijf, krijgt nu één contractmanager die meeloopt in alle fasen van het project. Dit conform Integraal Project Management (ook wel IPM-model genoemd). De contractmanager is dus aanwezig bij het opstellen van de specificaties en is nog steeds betrokken na oplevering van het project”. Dijkman vult aan: “Het hele contractmanagement zit nu binnen één sectie waardoor er geen interne overdracht van het contract meer nodig is. De contractmanager weet wat er is gebeurd en kan dus heel snel schakelen. Dat is een groot voordeel in de exploitatiefase van een pand.”

Sectiehoofd Manon Dijkman

Waar bestaat jullie werkdag nu zoal uit?

Manon Dijkman: “Er komen hier op wekelijkse basis nieuwe projecten binnen. Als sectiehoofd kijk ik dan: wie zet ik op welk project? Daarnaast voer ik regelmatig kennismakingsgesprekken omdat ik nog relatief nieuw ben in deze organisatie en om de interne samenwerking te bevorderen. Ik hou me ook bezig met de contract overstijgende dossiers en voeronderhandelingen met consortia wanneer er verschillen van inzicht zijn. Daarnaast probeer ik de samenwerking met zowel marktpartijen als onze partners binnen de Staat te verbeteren. Zo voer ik op reguliere basis overleg met de contractmanagers van het Ministerie van Veiligheid en Justitie waar mijn medewerkers op zes DBFMO-contracten nauw mee samenwerken.”

Barbera van Schaik: “In mijn coördinerende rol zal ik mij richten op het intensiveren van de samenwerking intern bij het RVB. Bijvoorbeeld met de afdelingen architectuur en techniek; dat zijn onze experts op bouwkundig en akoestisch gebied. Een thema is bijvoorbeeld de periodieke metingen. Ik bekijk hoe we dat inhoudelijk beter en effectiever kunnen maken voor al onze contracten.”

Waar liggen de uitdagingen de komende jaren?

Van Schaik: “We zijn bezig met de doorontwikkeling en heroriëntatie van DBFMO- en DBM-contracten. We kijken met werkgroepen naar de opbrengst van 15 jaar DBFMO, de lessons learned en hoe we daaruit verbeterpunten kunnen destilleren voor de toekomst. Belangrijk is daarbij dat we het samen met de markt moeten doen, en dat we zorgen dat DBFMO flexibel is. We krijgen nog weleens te horen dat het zo’n starre contractvorm is, maar het contract moet natuurlijk altijd een middel blijven en geen doel op zich. Welke werkafspraken zijn nodig om deze contractvorm ook voor de markt aantrekkelijk te houden?”

Dijkman: “Professioneel contractmanagement is daar onderdeel van. We willen er werk van maken om dit samen met de markt te doen.”

“Daarnaast zijn we de sectie aan het uitbreiden. Sinds ik hier ben hebben we al een aantal mensen erbij gekregen, hele ervaren contractmanagers, zowel op DBFMO als op de integrale projecten. Om aan de vraag om contractmanagers vanuit de organisatie te kunnen voldoen, hebben we een bepaalde omvang nodig. Daar werken we nu aan.”

Coördinator Barbera van Schaik

Wanneer is jullie missie geslaagd?

Dijkman: “Wat betreft de heroriëntatie op DBFMO ben ik tevreden als we daar echt een nieuwe impuls aan weten hebben te geven, samen met de markt. We hebben bijvoorbeeld laatst een ronde tafelbijeenkomst gehad met alle consortia die de DBFMO-contracten uitvoeren samen met de contractmanagers van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Dat vond ik een inspirerende middag, want dat geeft gelegenheid tot het voeren van een open gesprek en kunnen ervaringen worden uitgewisseld. Die aanpak willen we graag breder trekken, naar alle DBFMO-contracten, samen met de markt dus. Als we dat gesprek blijven aangaan, als we elkaar telkens blijven opzoeken als samenwerkingspartners, ben ik tevreden over het resultaat.”

Van Schaik: “Voor mij is het succesvol als marktpartijen, opdrachtgevers en gebruikers van onze panden het RVB zien als dé partij die kennis en expertise heeft op het gebied van contractmanagement en als contracteigenaar overal bij betrokken is.”

Wat maakt dit zulk leuk werk?

Van Schaik: “De dynamiek is voor mij belangrijk, dat de ontwerpen heel divers zijn, van heel complex en juridisch, tot heel pragmatisch of proces-technisch. En ik vind het leuk om de samenwerking met andere afdelingen op te pakken.” Dijkman: “Ja, het lijkt een dooddoener, maar echt: de dynamiek! Elke dag is anders. En voor mij is het ook de combinatie van strategische en juridische zaken enerzijds, en anderzijds hoe ik het beste uit mensen naar boven haal.”