Verhalen

Hoe 2 opdrachtgevers en 3 aannemers van 1 bouwplaats een succes maken

Twee opdrachtgevers, drie aannemers en een pand dat omgetoverd moet worden tot een modern en hoogwaardig kantoorgebouw. Zo’n project lukt alleen als er op tal van vlakken slim wordt samengewerkt. In dit geval door Merin en het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). De een als eigenaar, de ander als huurder.

Utrecht, Sint Jacobsstraat 16

Gedril en geboor, afgeplakte vloeren, opengebroken muren en stof. Op elke verdieping van het pand aan de Sint Jacobsstraat 16 in Utrecht zijn bouwvakkers hard aan het werk. Zodat vanaf half mei 2019 hier een van de vijf vestigingen van het RVB – regio Noord-West – haar intrek kan nemen.

Palet aan eisen

Maarten Guelen, projectmanager bij het RVB: ‘We zijn een jaar voordat het einde van het huurcontract in zicht kwam met Merin om tafel gegaan. Om te kijken of we voor nog eens 5 jaar wilden verlengen.’ Merin managet en verhuurt ruim 100 eigen gebouwen in heel Nederland, zowel kantoorruimte als bedrijfsruimte. Martijn Hordijk, eindverantwoordelijke voor alle grote projecten bij Merin, herinnert het zich nog goed: ‘Het RVB had als huurder duidelijke wensen’. ‘Dat klopt – vooral op het gebied van duurzaamheid’, beaamt Jan Grootswagers, senior adviseur inkoop vastgoed van het RVB. ‘De Rijksoverheid streeft naar een energieneutrale gebouwde omgeving in 2050. Dat betekent dat we voor een pand als deze binnen een termijn van 5 jaar mikken op energielabel A. Ook al zijn we geen eigenaar.’ 

Naast het terugdringen van energiegebruik stonden bouwkundige aanpassingen hoog op het wensenlijstje voor de nieuwe functie van het gebouw. Zo worden nu twee grote vergaderzalen op de bovenste verdieping omgebouwd tot zes kleinere vergaderruimtes. Ook data en beveiliging dienden te worden aangepakt. Zo’n zes kilometer aan oude kabels wordt vervangen door CAT 7 bekabeling – voor een supersnelle verbinding met het internet. Daarmee kan het RVB straks weer een paar jaar vooruit met computernetwerken, beveiligingssystemen en telefoondiensten.

Eigenaar bereid te investeren

‘De vraag aan ons was of wij bereid waren als eigenaar te investeren in het pand met een huurcontract voor 5 jaar in het vooruitzicht’, aldus Hordijk. ‘En dat wilden we. Als Merin streven wij naar tevreden klanten. Dat loont altijd. Zo zorgen we ervoor dat huurders graag bij ons willen blijven huren. Merins ambitie is het creëren van communities waar mensen graag naartoe gaan en waar ze gelukkig, gezond en succesvol kunnen zijn.’ Grootswagers: ‘We hebben goede afspraken gemaakt in de contractuele sfeer. Zodat iedereen wist waar hij aan toe was. Of je nu eigenaar bent, huurder of aannemer.’ Korte samenvatting van de afspraken? Merin nam de verantwoordelijkheid op zich voor het optimaliseren van de klimaatinstallaties. De bouwkundige aspecten en de data en beveiliging kwamen voor rekening van het RVB. Om zo samen het pand een flinke upgrade te geven.

Utrecht, Sint Jacobsstraat 16

Open en eerlijk

Uiteindelijk zijn er meerdere contracten afgesloten, daardoor liepen er op de werkvloer maar liefst drie aannemers rond. Zoveel aannemers op één bouwplaats: leverde dat geen problemen op? Ruben Bosboom, asset manager bij Merin: ‘Dat had makkelijk gekund, maar het gebeurde niet. Sterker nog: iedere partij bleek bereid om volle verantwoordelijkheid te nemen.’ Hordijk vult aan: ‘We zijn als opdrachtgevers open en eerlijk. Over bedragen, over valkuilen, over het werk. Naar elkaar en naar de aannemers toe. We laten aan elkaar zien voor hoeveel geld we aan het verspijkeren waren. En we overleggen bewust altijd met elkaar. Gewoon met elf man om de tafel. Elke keer weer. Want daar waar verschillende partijen op elkaar moeten aansluiten, loop je als opdrachtgever het risico dat er gaten vallen.’ 

Zoals bij elke grootschalige renovatie popten ook hier onaangename verrassingen op. ‘Je trekt een plafond open of je haalt een muurtje weg en je vindt iets wat je niet verwacht. Dan moet je dat oplossen. Met elkaar. Alles bespreken we gezamenlijk. Dus iedereen krijgt alles mee. Ook als het buiten hun verantwoordelijkheid valt. Het gevolg? De bedrijven houden elkaar onderling scherp. En ons als opdrachtgevers ook’, zegt Guelen. ‘Ook op een thema als veiligheid. Met z’n allen zijn we er zeer alert op dat er veilig op de bouwplaats wordt gewerkt.’

Utrecht, Sint Jacobsstraat 16

Als één team

Dankzij deze vernieuwende werkwijze ontstond een teamgevoel. Dat maakte het werken voor iedereen gemakkelijker. Zo moest een kraan worden gehuurd om spullen naar binnen te takelen. De drie verschillende aannemers trokken daarin samen op en deelden in de kosten. ‘Lekker efficiënt. In dezelfde lijn: we wilden voorkomen dat de ene aannemer op dag 1 het plafond open en weer dichtmaakt voor een datakabel. Om vervolgens de andere aannemer op dag 3 hetzelfde plafond weer open te laten gooien voor de luchtafvoer. Dus zowel het RVB als wij bleven erop hameren: zorg dat je met elkaar de lijnen uitzet. Het klinkt logisch, maar de praktijk is normaal gesproken weerbarstig’, legt Hordijk uit. ‘Maar hier is het gelukt.’

Ook frustraties zijn met elkaar gedeeld. Guelen: ‘Zo moesten we soms drie tot vier weken wachten op een vergunning om een kraan te mogen plaatsen. Daar hebben we ons aan vergaloppeerd. Maar ondanks dat is het toch allemaal gelukt. Al trek ik hier wel een les uit bij de volgende binnenstadlocatie: al in de bestekken beginnen met het aanvragen van vergunningen.’

Groot vertrouwen in elkaar

De groepsdynamiek en het onderlinge vertrouwen leidde tot een ontspannen houding ten aanzien van de planning. De hoeveelheid werk was meer dan oorspronkelijk gedacht. In het belang van het project was de ene aannemer bereid een stapje terug te doen, zodat de andere aannemer zijn taken kon afmaken. Zonder extra kosten in rekening te brengen. ‘Onze installateur deed soms iets langer over bepaalde werkzaamheden om de anderen de kans te geven om aan te sluiten’, zegt Bosboom. ‘Gewoon om samen tot het beste resultaat te komen.’

Grootswagers: ‘Dit is een mooi voorbeeld voor toekomstige projecten. In onderhandelingen met andere marktpartijen neem ik de ervaringen rondom de Sint Jacobsstraat zeker mee in gedachten. We zouden veel vaker zo moeten en willen werken.’

Betrokken bedrijven