Verhalen

‘We bepalen niet meer dat er zes keer geschoffeld moet worden’

Onkruid bestrijden op een kazerne, herstellen van de bestrating bij museum Bronbeek en het bestrijden van eikenprocessierupsen. Als begin april 2021 de schoffels in de grond gaan, dan is dat onder één nieuw integraal UAV-GCM-contract voor het onderhoud van de buitenruimten in de bebouwde omgeving van Defensie- en Rijkscomplexen. Het is een nieuwe innovatieve contractvorm waar het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) bewust voor koos.

Beeld: Rijksvastgoedbedrijf
Vijver bij het Catshuis

Een museum vraagt om zeer verzorgde groenperken als visitekaartje, met strak gemaaide gazons. Bij een  brandstof- en munitiedepot op een militair complex ligt het accent juist op veiligheid, met bijvoorbeeld vlakke bestrating en geen brandbaar dood hout rondom een gebouw met munitieopslag. De eisen aan het onderhoud van buitenruimten kunnen nogal verschillen, maar het valt allemaal onder de verantwoordelijkheid van het RVB.

Veel verschillende contracten

Tot voor kort waren de contracten voor het onderhoud regiogebonden en in verschillende contractvormen geregeld. Daardoor konden voor de verzorging van het groen van een rijksgebouw in Limburg andere contractvoorwaarden gelden dan voor een complex in Utrecht. De oude contracten beschreven bovendien de precieze maatregelen. Toezichthouders van het RVB controleerden de in de contracten afgesproken werkzaamheden. Hierdoor waren zij meer corrigerend bezig, dan sturend op de processen om tot het gewenste resultaat te komen.  Het nieuwe integrale UAV-GCM-contract brengt hier definitief verandering in.

Landelijk georganiseerd

‘Met dit contract brengen we zoveel mogelijk disciplines bij elkaar en is het onderhoud van de buitenruimten landelijk georganiseerd. Zo kunnen we voor onze klanten (Defensie en Rijk) één aanspreekpunt, één opdrachtnemer per regio verzorgen die al het onderhoud voor zijn rekening neemt’, vertelt Carlo Verheul. Hij is technisch manager bij het RVB. Dit contract is voor de beheersbaarheid opgesplitst in elf percelen, vertelt hij. Zo kan een opdrachtnemer in Lelystad aan de slag met het groenbeheer in de eigen regio. Handig, want er zijn op dit gebied geen opdrachtnemers zo groot dat landelijke dekking mogelijk is.

'Met dit contract brengen we zoveel mogelijk disciplines bij elkaar en is het onderhoud van de buitenruimten landelijk georganiseerd'

Beeld: Rijksvastgoedbedrijf
Museum Bronbeek

Werken op basis van vertrouwen

Het basisidee achter het nieuwe contract? Niet alles voorschrijven en elke stap controleren, maar op basis van vertrouwen het werk meer aan de opdrachtnemer overlaten. ‘Waarbij de opdrachtnemer aan ons als opdrachtgever laat zien dat het werk naar behoren is verricht’, vertelt Jolanda Havekes, contractbeheerder bij het RVB. ‘Daar geeft het nieuwe integrale UAV-GCM contract invulling aan.’

Wat betekent dit in de praktijk? ’We bepalen bijvoorbeeld niet meer dat er zes keer geschoffeld moet worden, of dat de verharding op die en die manier moet worden hersteld’, zegt Julia Mesman, inkoopadviseur van sectie Inkoop Onderhoud. ’We leggen de uitvoering van het onderhoud nu bij één partij neer, zodat deze hier ook de verantwoordelijkheid voor heeft. Ze mogen zelf bepalen op welke manier zij dit het beste kunnen uitvoeren. Zodat ze het zelf zo efficiënt mogelijk kunnen inrichten. Want dat weten zij vanuit hun eigen expertise als geen ander.’

Kaders

Wel krijgen de opdrachtnemers kaders mee. ‘De markt kan deze werkzaamheden prima uitvoeren. Daar zijn wij van overtuigd. Onze uitdaging ligt in het formuleren van de juiste randvoorwaarden’, vult Verheul aan. ‘Hoe maai je veilig en klantgericht op die terreinen? En hoe zorg je ervoor dat je een goede productkwaliteit levert? Die voorwaarden moeten we dus ontwerpen voor de opdrachtnemers.’

‘Opdrachtnemers hebben niet volledig de vrije hand’, benadrukt Havekes. ‘Zo willen we wat betreft het beheersen van onkruid beslist geen chemische middelen zien. Dat hebben we in onze contracteisen aangegeven.’ Ook geeft het RVB aan of het gaat om een complex met een A of een B kwaliteit – dat heeft consequenties voor de vereiste resultaten. Verheul: ‘Bronbeek bijvoorbeeld, van oorsprong het militair tehuis voor oud-KNIL soldaten dat nu een museumterrein over het koloniaal-militair verleden is. Dat moet perfect worden onderhouden, net als de Koninklijke Militaire Academie in Breda. Andere complexen vragen juist om functioneel onderhoud: zonder hinder voor de gebruikers en de operationele bedrijfsvoering. Denk aan vliegvelden, sportaccommodaties en logistieke centra.’

'En dan willen we dus niet de hele dag achter de opdrachtnemers aan hoeven hollen en dat hoeft ook niet'

Beeld: Rijksvastgoedbedrijf
Defensiecomplex Nieuwe Haven te Den Helder

Gezonde relatie

In heel 2020 is hard gewerkt aan de realisatie van het nieuwe contract. Begin vorig jaar werd gestart met de aanbestedingsprocedure en in de zomer werden gesprekken gestart met geselecteerde partijen. Mesman: ’Wie kan het werk aan? Wie heeft de ervaring? En dan krijg je de gesprekken: begrijpen we elkaar echt? Willen we hetzelfde? Na verschillende dialogen hebben we een selectie gemaakt uit 19 partijen.’

De uitgebreide gesprekken leggen de basis voor een gezonde, volwassen relatie met de opdrachtnemer, vertelt Verheul. Dat is ook in het voordeel van de klanten. ‘Als RVB willen we meer contact met de klant. Meer het gesprek voeren, over wat de klant nou precies wil. En dan willen we dus niet de hele dag achter de opdrachtnemers aan hoeven hollen. Dat hoeft ook helemaal niet als we een gelijkwaardige samenwerking hebben met de markt. Dit gaat ons ruimte bieden om ons nog meer te focussen op klanttevredenheid.’

Rollen en taken

Met een Integraal Project Managementteam gaat het RVB dit omvangrijke contract op een goede manier beheersen. ‘Hoe zorgen we ervoor dat de doelen van het RVB vertaald wordt naar het gewenst resultaat, inclusief rol- en taakverdeling tussen de projectpartners? Dat is soms lastig, omdat het een nieuwe aanpak is, die een nieuwe manier van organiseren vraagt, waar nog niet iedereen aan gewend is.’ De grootste uitdaging is dan ook om al die verschillende disciplines die onderdeel uitmaken van het contract op één lijn te krijgen en samen te laten werken, vertelt Verheul. Hij is er trots op hier deel van uit te maken.

Succesfactoren

De volgende stap is te kijken of de doelen met deze contractvorm worden bereikt en of de succesfactoren hieraan bijdragen. Hierin speelt een relationele database een belangrijke rol. Dus geen pdf meer met alle eisen op een rij, maar een slimme applicatie. Deze applicatie wordt ingezet om de vraagspecificaties vanuit het RVB goed weer te geven. Even wennen misschien voor marktpartijen, maar Verheul weet zeker dat ook zij snel inzien welke voordelen dit oplevert. ’De succesfactoren kunnen we beter vertalen naar specifieke technische- en proceseisen. Ik hoop echt dat er op een gegeven moment interactie ontstaat tussen de projectpartners, het RVB en de markt. Zodat we nog beter onze gemeenschappelijke doelen kunnen bereiken.’

'Ik hoop echt dat er op een gegeven moment interactie ontstaat tussen de projectpartners, het RVB en de markt.'

‘Ik ben heel blij met de veerkracht van mijn collega’s’, blikt Havekes terug. ‘En hun durf om het vertrouwde los te laten. Het werk dat we doen is natuurlijk niet nieuw, maar wel de manier waarop.’ Mesman: ’Ik hoop dat over zes jaar – de looptijd van het nieuwe contract – de markt overduidelijk weet dat we een volwaardige samenwerkingspartner zijn. Dat het traditionele wij-zij gevoel er niet meer is. Dat we met z’n allen zien wat voor moois er buiten gerealiseerd is.’