Verhalen

Weg met het oerwoud aan contracten

Hoe zorgen we ervoor dat onderhoud, beheer en renovaties van vastgoed van Defensie zo goed en efficiënt mogelijk verlopen? Niet met 60 landelijke en 160 regionale contracten tot op kazerneniveau, zoals nu het geval is.  Maar door aan te besteden in grotere bundels.

Beeld: Erik Jansen
Bert Traa (l) en Jan Kwint (r)

Om tot een goed en efficiënt contractenlandschap te komen, is het RVB in 2018 het Programma Krachtig Aanbesteden gestart. ‘Door aan te besteden in bundels willen we een aantrekkelijkere opdrachtgever zijn. Gebundelde contracten vormen een beter verdienmodel voor een aannemer’, vertelt Bert Traa, projectleider bij de directie Vastgoedbeheer.

Samen met de markt
Het idee van gebundelde contracten is bedacht in samenspraak met de markt. Er is veel gespard met verschillende partijen. Over hoe de contracten er idealiter uit zouden moeten zien. Wat voor aannemers werkbaar is. ‘Geheel volgens het gedachtegoed van de Marktvisie’, vertelt Jan Kwint, inkoopadviseur bij de directie Transacties en projecten.

Voordelen Defensie
Traa: ‘Behalve voor marktpartijen pakt deze nieuwe manier van aanbesteden ook goed uit voor Defensie. Minder verschillende aanspreekpunten, minder verschillende werklui en aannemers die rondlopen op hun terrein. En we winnen aan slagkracht, kunnen zaken zoals storingen en reparaties sneller oppakken.’ Kwint vult aan: ‘Niet alleen worden installaties op een degelijke manier onderhouden, maar ook krijgt de klant meer inzicht in de stand van de installaties. Dus: hoe staat ons arsenaal er in technische zin voor? We vragen van de nieuwe aannemers om dat goed in beeld te brengen.’

Flexibiliteit in contracten
De voordelen komen mede voort uit de flexibiliteit in de nieuwe onderhoudscontracten. Kwint: ‘De contracten bieden meer mogelijkheden. Van het regelen van het reguliere onderhoud aan de installaties tot vervanging van installaties.’ Traa: ‘Voorheen konden we bijvoorbeeld binnen een liftcontract wel onderhoud regelen maar niet vervanging. Was een lift dus niet meer te repareren? Dan moesten we daarvoor een aparte aanbestedingsprocedure starten. Daar ging relatief veel tijd in zitten. En ondertussen zat de klant met een lift die het niet deed.’

Gesplitst in disciplines en in regio’s
Voor het RVB is het belangrijk om de kennis en kunde van de markt optimaal te benutten. En om voldoende concurrentie op opdrachten te krijgen. Maar hoe vind je de beste partijen als het om zoveel aanbestedingen gaat? Het RVB heeft gekozen voor een opdeling van contracten in disciplines en regio’s. Zodat meerdere aannemers zich kunnen inschrijven.

Kwint: ‘Laat ik een voorbeeld geven. Als je kijkt naar de bundel transportinstallaties, dan zou je ervoor kunnen kiezen om alle verschillende installaties in één contract te gieten. Maar dan beperken we ons als aanbestedende dienst behoorlijk in het aantal partijen dat deze opdracht kan uitvoeren. Het gaat immers om verschillende disciplines. Hijswerktuigen zijn totaal anders dan liftinstallaties. Disciplines hebben we daarom uit elkaar getrokken. Daarnaast heb je nog te maken met de geografische verspreiding. Het vastgoed van Defensie zit over het hele land. Om het behapbaar te houden, hebben we daarom ook gekozen voor een indeling in regio’s. Zo kunnen we blijven werken in aan te besteden bundels én halen we ook de specialisten binnen’.

Beeld: Erik Jansen
Bert Traa (l) en Jan Kwint (r)

Stand van zaken

De eerste bundel – Transport – is recent gegund. ‘Het contract wordt nu in de organisaties geïmplementeerd. Zowel aan de kant van de aannemer als van het RVB. Zodat de overeenkomst die we met z'n allen bedacht hebben ook op een goede manier tot uitvoering kan komen’, aldus Kwint. ‘Zo regelen de aannemers nu defensiepassen voor hun personeel. En stemmen we de planning van de aannemers af met Defensie.’

En de overige bundels? Traa: ‘We hebben in totaal zes bundels, die vallen onder het serviceonderhoud. De bundel Water is inmiddels in de beoordelingsfase en wordt dit najaar gegund. De bundels Verlichting en Deuren zijn in voorbereiding. Later volgt nog de bundel Klimaat & Energie. Daarnaast werkt het RVB aan raamovereenkomsten voor éérstelijns storingsonderhoud voor Defensie en één voor multidisciplinaire Werken.’

Optimistisch over werkwijze
Traa en Kwint verwachten dat de keuze voor grote bundels voor zowel de aannemers, Defensie als het RVB goed gaat uitpakken. ‘Al in een vroeg stadium konden we inspelen op de wensen van de markt door marktconsultaties en informatiebijeenkomsten met de marktpartijen te houden. Duidelijke communicatie over en weer stond centraal. Ook met Defensie. En dat is nog steeds het geval. Door bundels te vormen naar specialisme kunnen we marktpartijen aantrekken die de nodige expertise in huis hebben. En kan het werk sneller en efficiënter gedaan worden.’