Verhalen

Relatie met marktpartij gaat verder dan stevig contract

De ambities van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) op het gebied van duurzaamheid en circulariteit liegen er niet om. In 2050 alle gebouwen van het gas af, verwarmd en verlicht door “groene” bronnen, circulair gebouwd, verbouwd en beheerd. Om dit te bereiken, is het essentieel om zo goed mogelijk met marktpartijen samen te werken. Wat kan er aan deze relatie worden verbeterd? Het jonge team van het Talentenprogramma van het RVB ontdekte dat er een flinke winst is te boeken. Tijdens een online interview deelden ze hun bevindingen. Opvallend: het gaat niet alleen om de kleine lettertjes in het contract.

webex interview
Beeld: Rijksvastgoedbedrijf
Online interview met de RVB-talenten

Met het Talentenprogramma krijgt een selectie van ambitieuze jonge medewerkers van het RVB de kans om dieper in de organisatie te duiken. Laurens Rinsma, René Leenen, Natasha Hanoeman, Dorien Belinfante en Tara Dekker deden dat met de opdracht om als projectgroep vanuit het programmateam Marktvisie te onderzoeken welke contractvorm het RVB beter kan ondersteunen voor samenwerking met de markt. Zij interviewden hiervoor mensen binnen en buiten het RVB en binnen en buiten de branche. Insteek: hoe zit het met de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en wat kan het RVB daarvan leren?

Boete of samenwerking

Zo kwamen er vele voorbeelden voorbij: ‘We vroegen een grote opdrachtgever bijvoorbeeld hoe zij omgingen met een probleem of een dispuut, welke rol het contract speelde, of dat er op een andere manier naar oplossingen werd gezocht’, vertelt Laurens Rinsma, coördinerend adviseur private zaken bij het RVB. Hij schetst een voorbeeld waarin een aannemer tijdens een project een gevaarlijke situatie aankaartte die daarna meteen werd aangepakt. ‘Volgens het contract mocht er een boete worden opgelegd. Maar de aannemer had het probleem zelf gemeld en ook maatregelen genomen om dit in het vervolg te voorkomen. Dus eigenlijk had hij heel goed werk geleverd. Waar kies je dan voor: voor de boete volgens het contract of probeer je er juist in samenwerking goed uit te komen?’

Van Tenderned naar Tinderned

De vraag vanuit RVB Marktvisie, die vooral gericht was op contracten, werd door de deelnemers binnen niet al te lange tijd losgelaten, staat in hun rapport ‘Samenwerken met de markt: van Tenderned naar Tinderned’. ‘In contracten proberen we zo’n beetje alles neer te zetten. Als er dan iets gebeurt, dan kun je altijd direct naar het contract kijken: wie is hiervoor verantwoordelijk? De vraag is alleen: is dat wel de beste werkwijze?’, aldus Rinsma. ‘Na enkele interviews zagen we dat niet het contract van belang is voor een betere samenwerking, maar juist de samenwerking. In sommige situaties is het juist belangrijk om niet altijd het contract erbij te pakken maar juist meer begrip te tonen voor elkaars standpunten en eerst te proberen er gezamenlijk uit te komen.’

Aandacht voor soft skills

Het belang van het inzetten van soft skills is dan ook een belangrijke uitkomst van hun onderzoek, vertelt René Leenen, projectleider bij het RVB. ‘Wat dat betekent? Dat je aan de voorkant van een project al met elkaar in gesprek gaat. Je bespreekt op een open en eerlijke manier de risico’s die zich kunnen voordoen. Daarmee leg je veel meer verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij de markt. Je doet het samen!’ Hij noemt het koelen van de tijdelijke rechtbank op de Amsterdamse Zuidas als voorbeeld. ‘Met een aannemer werd afgesproken dat hij de temperatuur in het gebouw zou regelen. Door de hete zomer bleek dat er veel meer koelcapaciteit nodig was dan was voorzien. Hij kwam meteen in actie, zodat de rechtszaken door konden gaan die van tevoren waren gepland.’

Weten hoe de ander in de wedstrijd staat

Voor een goede samenwerking is het nodig dat er op een professionele manier gecommuniceerd wordt. Dat vraagt om een eerlijke en transparante houding naar elkaar toe. Resultaat? Doordat je gedurende het hele proces weet hoe de ander in de wedstrijd staat, kun je snel schakelen wanneer nodig. Zo’n samenwerking is pas goed mogelijk als er geïnvesteerd is in de onderlinge relatie. Natasha Hanoeman, senior adviseur bij directie Vastgoedbeheer van het RVB: ‘Het is belangrijk dat je aan de voorkant heel duidelijk het doel, je verwachtingen en wensen uitspreekt. Vragen wat je wilt bereiken met het project. En of de ander het ook op die manier ziet. Als je een gezamenlijk doel hebt, wordt het makkelijker. En kom je niet voor verrassingen te staan.’ Projectleider bij de afdeling Verhuur en Taxaties Tara Dekker vult aan: ‘Als je alleen contact hebt als iets fout gaat, dan werkt het gewoon niet. Een gelijkwaardige relatie: daar draait het om.'

Open vragen

Tijdens het onderzoek stuitte het team op mooie vormen van samenwerking met marktpartijen. ‘EMA is daar een heel sprekend voorbeeld van’, vertelt Rinsma. ‘De mensen van de Bouwcombinatie EMA en van het RVB zaten in een informele setting bij elkaar. In dezelfde bouwkeet. Er ontstond zo een hele sterke synergie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het is een van de redenen dat dit project geslaagd is in een bizar kort tijdsbestek.’ En een accountants- en adviesorganisatie vertelde vaste feedbackmomenten te houden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hanoeman: ‘Zij zitten regelmatig met elkaar om tafel met een aantal open vragen. Er wordt gestart met het vragen naar hoe iedereen erin staat. Of iedereen tevreden is en wat er goed en minder goed gaat. Dat kun je natuurlijk ook doen met een telefoontje: als je maar met elkaar in gesprek blijft.’

Kick-offs

De projectgroep van jonge RVB’ers adviseert het RVB daarom kick-offs of start-up’s te organiseren om elkaar en elkaars doelen te leren kennen bij aanvang van een project. Dat klinkt zo logisch, maar in de praktijk kan dat best ingewikkeld zijn, constateert Dorien Belinfante, senior medewerker op de afdeling assetmanagement bij het RVB. ‘Want op een transparante manier communiceren is niet alleen nodig in de relatie van de opdrachtgever met de opdrachtnemer, maar ook met de klant. Dat maakt het soms wel ingewikkelder dan wanneer er alleen twee partijen zijn die samenwerken. Maar het levert veel op als het lukt.’

Verschillen niet negeren

Hoe kun je zorgen voor een stevig fundament in de onderlinge relatie? Open communiceren vraagt dat je verschillen niet negeert. Eerlijk durft te zijn over de verschillende belangen van opdrachtgever en opdrachtnemer. Dekker: ‘Wij willen als RVB bijvoorbeeld slimme installaties neerzetten als een bijdrage aan de energietransitie. Daarbij telt dat onze kosten omlaaggaan en onze CO2 afdruk kleiner is. Maar het is niet zo dat een opdrachtnemer die de installatie levert dezelfde intrinsieke motivatie heeft. Hij wil leveren, omdat er veel vraag is naar slimme installaties.’

Op zoek gaan naar een win-win situatie voor beide partijen is dan noodzakelijk, constateert zij. ‘Als je dat met elkaar bespreekt, heb je de neuzen dezelfde kant op. Op het moment dat er iets aan de hand is, kun je weer teruggrijpen op wat je beiden wilt: minder CO2 én meer slimme installaties plaatsen.’

Meer kijken naar het type mens

Met een open houding en het goed leren kennen van een opdrachtnemer, begint de volgende stap om het maximale uit een samenwerking te halen. Door als RVB de juiste mensen op de juiste plek neer te zetten. ‘Als je intern een team hebt dat goed samenwerkt, heb je je opdrachtnemer ook iets te bieden’, zegt Dekker.  ‘Maar dat is vaak lastig. Want er wordt vooral gekeken naar welke handjes vrij zijn en die gaan meedraaien in een project. Je zou eigenlijk nog meer naar het type mens moeten kijken om op de allerbeste manier met elkaar samen te kunnen werken. Wie heeft welke passie en bij welk project past dat?’

Het mes snijdt dan aan twee kanten, zegt Hanoeman: ‘Als je kijkt naar wat medewerkers zelf willen leren en wat voor projecten aansluiten bij zijn motivaties en interesses, zal hij daardoor ook een stuk harder willen lopen tijdens zo’n project. Zelfs als een project dan even niet lekker gaat, zorg je ervoor dat iedereen wil blijven investeren.’